Blog - Mijn ervaringen als ICT deskundige

Een goed begin maar graag ook een goed einde...

Automatiseringsproject hebben uitdagingen. En het afgelopen jaar heb geconstateerd in mijn werk als gerechtelijk deskundige op het gebied van ICT, dat de algemene opvatting "Een automatseringsproject duurt te lang en kost te veel" meer dan eens opgeld doet. Is daar wat aan te doen?

Automatiseringsprojecten mislukken te vaak

Automatiseringsproject hebben uitdagingen. En het afgelopen jaar heb geconstateerd in mijn werk als gerechtelijk deskundige op het gebied van ICT, dat de algemene opvatting "Een automatiseringsproject duurt te lang en kost te veel" meer dan eens opgeld doet. In de probleemgevallen die ik ben tegengekomen, was een overschrijding van meer dan 200% en een doorlooptijd van een factor 4 meer regel dan uitzondering.

En daar word ik niet blij van. En u, leverancier of afnemer ongetwijfeld ook niet. Als het niet verandert, dan wordt uw 2013 een minder goed jaar dan iedereen u wenst.

Is er wat aan doen?

Is de kans op "te duur en te lang"te verkleinen? Als ik één factor kan noemen die in alle probleemprojecten voorkomt, dan is het onvoldoende uitgevoerde projectbeheersing (projectleiding).

Nu weet ik: goede ICT projectleiding is schaars. De projectleider moet tegenstrijdige belangen afwegen, omgaan met voortschrijdend inzicht en daarmee veranderende wensen en eisen, leven met ambachtelijk programmeerwerk, communicatrief vaardig zijn, kunnen onderhandelen, motiveren, dirigeren en meer van die ongemakken. Alles bij elkaar is een leven van een projectmanager niet eenvoudig en dus zijn niet als vanzelfsprekend veel goede projectleiders voorhanden en gaat er nogal eens wat mis bij de uitvoering van projecten.

Wat moet je dan doen?

Uit mijn ervaring (en ervaring is een mooi woord voor fouten maken die je toegeeft), adviezen waarmee je vanaf vandaag direct mee aan de slag kunt:

Verslaglegging, logboek - Houd een logboek bij waarin dagelijks aantekening worden gemaakt van wetenswaardigheden in het project: documenten, bijzondere emails, besluiten, problemen, oplossingen. Start het begin vand e dag met het vastleggen van voornemens, en besluti de dag emt een hele korte evaluatie. Als er in een bepaalde fase wat mis gaat, kun je terugkijken (lezen) wat een eventueel signaal fo aanleiding was. En zelfs als het project soepel is gelopen, kun je nagaan waarom dit zo was.
En gaat het echt mis in het project, dan is een gevuld logboek goud waard in de discussie.

Aparte project manager - In organisaties met beperkte omvang wordt vaak een sleutelfiguur (directeur, manager) benoemt als projectleider vanuit de gebruikersorganisatie. Motivatie: autoriteit, beslissingsbevoegdheid. Toch is dit geen goede oplossing. De gemiddelde manager heeft zijn dagelijkse werkzaamheden, het project loopt ernaast, aandacht verdelen is lastig. AdviesL stel een aparte projectleider aan en maak voor hem tijd vrij. Ontbreekt eigen caapciteit, huur dan extern in.
En als u nu denkt: maar een professional inhuren is duur, wacht dan tot u de financiele consequenties ziet als u met amateurs werkt.

Regelmatige projectaudit - Spreek tussen partijen af dat regelmatig (eens per drie maanden?) een externe partij een audit op het project uitvoert. Deel de kosten tussen partijen. Neem de leerpunten en conclusies van de audit ter harte en laat bij een volgende audit controleren of de maatregelen verbetering hebben opgevelerd.
Vreemde ogen dwingen zei mijn moeder altijd.

Samengevat

Drie basale maatregelen. Geen garantie voor succes, maar wel de basis voor een project waarbij de kans op "te duur en te lang" sterk verkleint.

Heeft u suggesties voor meer praktische maatregelen? Ik hoor het graag...


 : 
Copyright 2020 Ernst Peter Tamminga   |  Inloggen