Blog - Mijn ervaringen als ICT deskundige

Voorkom spraakverwarring tussen leverancier en afnemer

IT Leverancier en afnemer. Begrijp ze elkaar? Of horen ze alleen elkaar, maar begrijpen ze elkaar niet? En is daar wat aan te doen? Oftewel: een voorbeeld van "Je ziet het pas als je het door hebt".

Verbeter de kans op een succesvol software selectietraject

 

Onderstaand mijn ervaringen in projecten die mislukken omgewerkt naar een werkwijze die een grotere kans op succes geeft. Bij deze uitwerking richt ik me op projecten van software enige omvang, bijvoorbeeld € 25.000 of meer. En omdat de leverancier de specialist en ervaringsdeskundige is, richt ik me in onderstaande tekst op de afnemer, die zo'n proces immers veel minder vaak meemaakt dan de leverancier.

 

Het begin: u als (potentiële) klant wil een nieuw systeem

Maak een goede start door de eisen (het moet) en wensen (het zou handig zijn als) vast te leggen. Benut de ervaring van een externe adviseur om u, de potentiële klant, daarbij te helpen. Als de adviseur kennis van uw branch heeft, is dat handig, maar niet essentieel. Hou de eisen en wensen steeds voor ogen als het op keuzes aankomt. Beschrijf doel, functionaliteiten, techniek, eventuele koppelingen, randvoorwaarden.

Bestaat uw ideale softwarepakket wel?

Probeer geen software wonderoplossing te beschrijven, die oplossing bestaat niet. Wees realistisch met de eisen (de Must Haves).

De aanvraag: de leverancier reageert

De leverancier dient op de de eisen- en wensenlijst te reageren. Het kan zijn dat er enkele gesprekken nodig zijn. Leg het resultaat vast, bespreek het met de adviseur van de eerste ronde en zorg als (potentiële) klant dat u de antwoorden van de leverancier begrijpt. Het is zijn taak die uit te leggen in een vorm die u begrijpt.

Investeer vooraf

Wees bereid wat geld uit te geven aan de leverancier, als er onzekerheden overblijven en er onderzoek moet plaatsvinden.

De onderbouwing door de leverancier

Als u op zoek bent naar een standaard pakket: laat de leveracier een demonstratie geven waarin uw eisen (en wensen) als resultaat getoond wordt. Besef dat de leverancier wil verkopen en ervaren mensen het product laat demonstreren.

Dat is makkelijk!

In de demonstratie van de leverancier gaat het snel en lijkt het makkelijk en efficiënt, maar doe het zelf maar eens na.

Vraag minimaal 3 referenties die u ook daadwerkelijk gaat raadplegen. Besef dat de referenties die u krijgt tevreden klanten zijn, maar dat wil nog niet zeggen dat u dat vanzelf wordt.

Wilt u een oplossing laten maken, vraag dan om referenties van vergelijkbare omvang en branch, referenties die u gaat opzoeken en raadplegen.

Wie is de leverancier eigenlijk?

Doe een kort onderzoek naar de leverancier: raadpleeg KvK (company.info) naar omvang, eigenaren, bestuurders, aantal jaren bestaan. Is die structuur helder: ok. Zijn er veel dwarsverbanden en complexe bedrijfsconstructies, vraag uzelf (en de leverancier) af waarom dat zo is. Bestaat het bedrijf maar kort, wees dan op uw hoede.

De leverancier doet een voorstel

Als u de overeenkomst tekent, "hangt" u. Kijk goed na of hetgeen in de offerte of overeenkomst wordt genoemd, in overeenstemming is met hetgeen u gevraagd heeft. Zorg dat de lijst met antwoorden op uw eisen en wensenlijst als bijlage in de overeenkomst terecht komt.

Neem een eigen jurist in de hand die de overeenkomst en de algemene voorwaarden voor u naloopt. Ja, dat kost geld, maar kan problemen in de toekomst voorkomen.

Is de planning voldoende hard?

Zorg voor een planning in de overeenkomst en neem eventueel boeteclausules op als de planning niet wordt gehaald. Het is nu de tijd om uw rechten zeker te stellen.

De invoering van het nieuwe systeem

Zorg voor één aanspreekpunt aan de kant van de leverancier en één aan uw de kant. Houd voortgangsbesprekingen en maak verslagen daarvan. Zorg dat beslissingen die genomen worden, gedocumenteerd vastgelegd worden.

Zachte heelmeesters maken stinkende wonden.

Aarzel niet om scherp richting elkaar te zijn op het nakomen van afspraken.

Is het een invoeringsproject met een doorlooptijd van enkele maanden of meer, schakel dan af en toe een externe deskundige in, bijvoorbeeld de consultant het selectie heeft begeleid, voor een review van het project tot dan toe. Verdeel de kosten van die inzet tussen leverancier en afnemer.

Het implementatieproject is afgerond

Stel formeel vast het implementatieproject is afgerond en evalueer die periode van samenwerking. Stel verbeterpunten in de samenwerking vast en documenteer zaken die in een verfijningsslag nog aangepast worden.

Organiseer een feestje om het resultaat te vieren

Het is altijd tijd voor feestje, je moet alleen af en toe zelf de slingers ophangen.


 : 
Copyright 2020 Ernst Peter Tamminga   |  Inloggen