Vertrouwen is goed, controle is beter?

15 september 2023

Vertrouwen is goed

Ieder IT project start met vertrouwen. Er is een voorstudie geweest, het budget is overwogen en vastgesteld, doelstellingen zijn vastgelegd, resources beschikbaar gemaakt, een projectplanning is gemaakt, enz.

Kortom, de condities zijn gemaakt om het voorgenomen project tot een goed einde te brengen. En dan maakt het hier niet uit of het een IT-project is binnen een organisatie, waar opdrachtgever en –nemer als gebruiker en IT afdeling binnen dezelfde organisatie werken, of dat er sprake is van een opdrachtgever die, op commerciële basis, het project heeft uitbesteed aan een IT-leverancier. In alle gevallen start het project met vertrouwen aan beide kanten dat alles in het werk is gezet om het project tot een goed einde te brengen.

En zo hoort het ook, want als één van beide partijen aan het begin twijfelt over de haalbaarheid, dan kan er beter een pas op de plaats worden gemaakt, volgens een oud spreekwoord: “Beter ten halve gekeerd, dan ten hele gedwaald”.

Maar dan?

Tja, dan vordert het project. En meer dan eens blijkt dat de vordering niet zo snel is als men vooraf had bedacht en voorgenomen. Processen in de gebruikersorganisatie blijken complexer dan vooraf uitgezocht en vergen meer tijd om uit te werken, er treden veranderingen in de buitenwereld op die impact hebben op de voorgenomen oplossing, een gebruiker die essentieel voor de uitwerking is, blijkt een andere baan aangenomen te hebben, een projectmedewerker heeft de ziekte van Pfeifer opgelopen en is langere tijd uit de running, in een ander project treden calamiteiten op en resources worden herverdeeld en meer van dat soort zaken.

Herkenbaar? Vast wel, want het is een “normaal” IT-project en dit soort onverwachte zaken hoort er nu eenmaal bij.

Controle?

Omdat ieder IT-project geconfronteerd wordt met dit soort verassingen, is het bij de projectaanpak essentieel hierop voorbereid te zijn. De opdrachtgever en –nemer moeten beseffen dat het project nooit zo loopt als vooraf is uitgewerkt. Vanuit beide partijen moet er de behoefte zijn om onafhankelijk inzicht te krijgen in de status van het project. En omdat het vertrouwen in de goede afloop vanaf het begin overheerst met als gevolg dat er vaak een te lang onrealistisch optimistisch beeld van de goede afloop aanwezig blijft, is de inzet van een externe persoon, in de vorm van een onafhankelijke IT-deskundige, een goede oplossing.

Meer dan eens heb ik meegemaakt dat juist deze, niet betrokken, onafhankelijke deskundigheid een realistisch beeld kan geven van de stand van zaken in het project. En niet zozeer om schuldigen aan te wijzen en met de vinger te wijzen, maar vooral om opdrachtgever en –nemer een spiegel voor te houden. Een spiegel die realisme brengt in de status van het project en die de betrokkenen helpt keuzes te maken om de kans op een goede afloop te vergroten.