Heeft u dat nu ook: het einde van een drukke week, je hebt hard gewerkt en toch heb je de indruk dat niet alles afgekomen is wat je had voorgenomen. En bovendien zijn een aantal belangrijke zaken blijven liggen, zaken die je je al een tijd geleden had voorgenomen om nu eindelijk eens te doen. Maar nu, einde van de week blijkt dat deze activiteiten er in alle drukte weer bij ingeschoten zijn.

Hoe komt dat?

Eisenhower wist dat al

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent”

Dat zei Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Om zijn woorden kracht bij te zetten ontwikkelde hij de prioriteitenmatrix, ook wel het Eisenhower-schema genoemd. Het concept is vooral beroemd geworden door timemanagement goeroe Stephen Covey. De prioriteiten matrix levert 4 kwadranten door twee tegenstelling tegenover elkaar te zetten.

Urgent en belangrijk, of toch niet?

Als je je bewust bent van deze eigenschappen van al dan niet belangrijke en al dan niet urgente activiteiten is het mogelijk een betere afweging te maken om tijd te besteden.

1: Niet urgent, niet belangrijk – acties in deze categorie zijn meestal eenvoudig te herkennen en daarom makkelijk te uit te stellen tot een verloren moment. Als u een leidinggevende functie heeft, vindt dan iemand die dit voor u kan doen (de kunst van het loslaten).

2: Niet belangrijk, urgent – Dit is een lastige categorie. Door de urgentie van de actie, het probleem, ben je geneigd hier direct aandacht aan te geven. Een urgent (maar niet belangrijk) probleem oplossen geeft ook een goed gevoel. Met het direct aanpakken van deze problemen gaat kostbare tijd (prioriteit) verloren. Het advies: wel doen, maar op een rustig moment.

3: Belangrijk, niet urgent – Deze categorie schiet er vaak bij in, omdat het niet urgent is, heb je de neiging het uit te stellen. Dat geldt ook voor mijzelf. Het schrijven van deze blogs is belangrijk, maar niet urgent, het kan morgen ook nog wel. Of de dag erna, of de week erna. Voor je het weet schiet het erbij in. De methode om dit te voorkomen is om voor dit soort activiteiten structureel en op een vast moment tijd in te plannen, bijvoorbeeld iedere dinsdagochtend van half negen tot tien uur, telefoon uit, geen email aan, geen sociale mediakanalen nakijken, maar geconcentreerd aan die taak werken.

3: Belangrijk, urgent – Dit lijkt op categorie 1, eenvoudig te herkennen. Direct aanpakken en uitvoeren is het devies, dit kan niet wachten.

Urgent of niet, belangrijk of niet, wat moet je doen?

Wanneer je de beschrijving en analyse van de bovenstaande tekst in de matrix samenvat, ontstaat het volgende, eenvoudig te hanteren, advies:

Misschien niet helemaal nieuw voor u en mij, maar toch nuttig om het samen te vatten. En om het nog duidelijker te maken heb ik de cel met de belangrijkste valkuil en oplossing extra gemarkeerd. Het helpt mij in mijn planning om dit op te schrijven en u in uw planning als u dit leest?