Waarom heldere afspraken essentieel zijn voor opleveringen
Agile en Scrum zijn de afgelopen jaren uitgegroeid tot dé standaard binnen softwareontwikkeling en projectmanagement. De kracht van deze methodieken zit hem in de flexibiliteit, het snel inspelen op veranderingen en het werken in korte, overzichtelijke sprints. Teams kunnen hier-door continu verbeteren en gebruikers profiteren sneller van nieuwe functionaliteiten. Je kan zeggen dat Agile/Scrum een frisse wind brengt in organisaties die voorheen vastliepen in logge, inflexibele processen die samen kunnen gaan een waterval projectuitvoering.
Keerzijde van Agile/scrum
Maar die flexibiliteit heeft ook haar keerzijde. Juist doordat er met korte sprints wordt gewerkt en teams voortdurend bijsturen, is het essentieel om heldere afspraken te maken over wanneer iets echt ‘af’ is. Een collega projectleider stelde daarbij de developers altijd de vraag: “Is het onderdeel ‘af’, of is het ‘af-af’?”
Definition-of-Done
Binnen Scrum leg je het ‘af-af’ vast met Definition-of-Done (DoD): een lijst met criteria waaraan elk opgeleverd product moet voldoen als onderdeel van een procedure voordat het opgeleverde product als voltooid wordt beschouwd. De eenduidige vastlegging van de DoD is cruciaal, zeker wanneer de resultaten van sprints worden vertaald naar deelopleveringen tussen leverancier en klant. Denk hierbij aan het aanleveren van een deel software dat direct in productie gaat, het doorlopen van keuringen, of de formele aanvaarding door de klant. Wanneer niet duidelijk is wat ‘done’ inhoudt, ontstaat er verwarring en kan het zomaar zijn dat het geleverde product niet voldoet aan de verwachtingen van de klant of aan de eisen van de organisatie. Dat leidt tot extra werk, vertragingen en soms tot het mislukken van een project.
Zeker bij deelopleveringen – waar vaak een formele keuring of aanvaarding plaatsvindt – is het van belang dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft. Door de DoD met het gehele Scrum-team vast te stellen, voorkom je misverstanden en weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
Eenduidige Definition-of-Done
Een eenduidige DoD zorgt ervoor dat deelopleveringen soepel kunnen verlopen. De opdrachtgever kan erop vertrouwen dat het geleverde product voldoet aan de afgesproken specificaties en het team kan met een gerust hart door naar de volgende sprint. Bovendien levert het een efficiënt proces op: keuringen en aanvaarding gaan sneller, omdat er minder discussie is over de kwaliteit of volledigheid van het product. Dit komt de samenwerking ten goede en zorgt ervoor dat Agile/Scrum niet alleen flexibel is, maar ook betrouwbaarder en voorspelbaarder.
Om de bruikbaarheid van de DoD blijvend te laten passen, is het gewenst om de DoD regelmatig te evalueren en eventueel bij te stellen. Betrek hierbij niet alleen het mensen uit het Scrum-team, maar ook belanghebbenden rond het Scrum-team, zoals de opdrachtgever en beheerders. Een DoD is niet statisch, maar groeit mee met het project, het team en de organisatie.
Status voor items in het scrum board
Wanneer gewerkt wordt met vastlegging van een scrum board in Atlassian/Jira (of soortgelijk product), moet je voor ieder item minimaal de status:
- Gereed voor test
De developer levert een gereed item aan, het moet getest worden - Getest en akkoord
Het product voldoet aan de specificatie (maar dat hoeft niet te beteken dat er niet nog iets aan moet gebeuren, zie verder) - Getest en niet akkoord
Het voldoet niet aan de specificatie
Het testen zelf moet een gebruiker (of Product Owner) samen met developer uitvoeren.
Als het item aan de specificatie voldoet, maar er zijn nieuwe issues ontdekt, dan kan een nieuw item in het scrum board worden aangemaakt, gelinkt aan het oorspronkelijke item, waarin de aanvullende specificaties worden beschreven.
Het Agile voordeel heeft voorwaarden
Kortom, Agile/Scrum biedt voordelen: flexibiliteit, snelheid en een continue focus op verbetering. Met een heldere, eenduidige DoD verbeter je de kans dat deelopleveringen aan de verwachtingen voldoen en er minder discussie ontstaat over de kwaliteit van het werk.
