Wanneer u een auto aanschaft — zeker een prijzig model of een occasion — vertrouwt u zelden op blauwe ogen alleen. U regelt een aankoopkeuring bij een onafhankelijke garage, laat de staat van de motor controleren en plant vlak voor het verlopen van de garantie nog snel een einde-garantiekeuring in.
Waarom doen we dit bij het selecteren en implementeren van een nieuw centraal ERP-systeem dan zo vaak niét?
De klassieke valkuil bij een ERP-traject
Voor de meeste organisaties is de aanschaf van een nieuw ERP-systeem geen alledaagse kost. Het gebeurt eens in de 7 tot 10 jaar. De leverancier daarentegen doet dit wekelijks; er is sprake van een immense kennisachterstand aan de kant van de opdrachtgever. Zonder maatregelen vanaf het begin vormt dit een risico (garantie?) voor een mislukt IT-project.
Om de achterstand tussen opdrachtgevere en leveranciet te overbruggen, is het verstandig de volgende basismaatregelen te nemen:
-
Juridische borging: Een jurist die meekijkt naar de contractvoorwaarden en SLA’s.
-
Eigen projectleiding: Een ervaren interne of ingehuurde projectleider die de belangen van uw organisatie behartigt.
Dat is een solide basis. Maar tijdens een traject dat maanden (of jaren) duurt, veranderen de omstandigheden continu. Binnen de waan van de dag en onder druk van deadlines ontstaat er gemakkelijk een blinde vlek.
Een periodieke IT-audit: De ‘keuring’ van uw IT-project
Net zoals u bij een auto tussentijds en voor de oplevering laat checken of alles nog naar behoren werkt, biedt een externe project-audit uitkomst tijdens een ERP-implementatie.
Een onafhankelijk deskundige kijkt zonder tunnelvisie naar het lopende project en beoordeelt:
-
Aankoopkeuring (voor de start): Sluiten de geofferde functionaliteiten en de architectuur wel echt aan bij de bedrijfsprocessen, of koopt u een kat in de zak?
-
Periodieke tussenkeuring (tijdens de bouw): Loopt de oplevering nog synchroon met de afgesproken specificaties en het budget?
-
Einde-garantiekeuring (vóór definitieve decharge): Werkt de software onder de motorkap zoals beloofd voordat de laatste termijn wordt betaald en het beheerfase-contract ingaat?
Onafhankelijke blik als vangnet
Vertrouwen in uw softwareleverancier en het projectteam is essentieel voor een goede samenwerking. Maar vertrouwen mag niet synoniem staan aan blind varen. Met een periodieke audit haalt u een extra waarborg in huis die risico’s vroegtijdig blootlegt — nog vóórdat ze veranderen in kostbare overschrijdingen of operationele problemen.
